Si acaba de empezar en un puesto de liderazgo, sepa que delegar forma parte de la rutina de un líder, aprenda más sobre la importancia de este procedimiento y vea cuánto puede contribuir a su crecimiento y al de su equipo.
Cuando se está en los comienzos, es normal tener miedo de transferir una tarea que se domina a otra persona, porque era el mejor, o lo hacía más rápido, pero como líder hay que buscar la manera de lograr equilibrios.
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¿Qué importancia tiene delegar?
Delegar tareas es permitir que el colaborador resuelva una demanda de la mejor forma posible, dándole la oportunidad de decisión, desarrollo y crecimiento en su equipo. Este acto es importante para que los colaboradores se sientan valorados, además de priorizar acciones estratégicas para el desarrollo de la empresa. Así, el buen desempeño del equipo está asociado a la división de funciones por parte del líder.
El acto de dividir responsabilidades tiene otros muchos puntos positivos dentro de una operación. Por ejemplo, los empleados tienen la oportunidad de desarrollar nuevas habilidades y crecer dentro de la empresa. Es decir, este acto es importante para mejorar el clima interno de la empresa.
No siempre es fácil decidir qué empleado desempeñará cada función. Sin embargo, un buen líder puede identificar quién es la persona más adecuada. Además, el acto de delegar es una habilidad que puede adquirirse con el tiempo.
Por qué a algunas personas les cuesta delegar tareas
Delegar tareas puede ser una perspectiva desalentadora por varias razones. He aquí ocho factores comunes que pueden contribuir a la lucha:
- Falta de confianza: A algunas personas les cuesta confiar en que los demás realicen las tareas de acuerdo con sus normas, por miedo a que el trabajo no se haga correctamente.
- Perfeccionismo: Los perfeccionistas tienden a creer que pueden manejar mejor las tareas por sí mismos y pueden dudar en delegar por miedo a perder el control.
- Tendencias a la microgestión: Los microgestores suelen sentir la necesidad de supervisar todos los aspectos de un proyecto, lo que les dificulta delegar tareas con eficacia.
- Miedo a ser considerado incompetente: Las personas pueden dudar a la hora de delegar tareas por temor a que se perciba como una falta de capacidad o conocimientos por su parte.
- Inversión de tiempo: Delegar tareas requiere una inversión inicial de tiempo para explicar las instrucciones y proporcionar la orientación necesaria, lo que algunas personas pueden percibir como un obstáculo.
- Recursos limitados: La falta de recursos o de un equipo capacitado puede dificultar la búsqueda de personas adecuadas en las que delegar tareas.
- Deseo de reconocimiento personal: Algunas personas pueden ser reacias a delegar tareas porque quieren que se reconozca y acredite su trabajo personalmente.
Falta de habilidades de delegación: Una formación o experiencia inadecuadas en técnicas de delegación pueden hacer que el proceso parezca abrumador e ineficaz.
7 Consejos para delegar el trabajo
A continuación le ofrecemos una lista de los consejos más importantes para delegar trabajo en su equipo:
- Conozca a su equipo
- Un líder que no conoce a su equipo no puede considerarse un buen líder. Liderar es saber de qué es capaz tu equipo, es decir, conocer los puntos fuertes y débiles de cada uno, y eso marca la diferencia. Ten en cuenta que cada miembro tiene sus cualificaciones, desde las habilidades técnicas hasta el compromiso y la responsabilidad.
- No exijas más de lo que pueden dar, pero tampoco los subestimes, comunícate bien para obtener el máximo resultado. Recuerda: un buen líder no sólo consigue delegar tareas, sino que ayuda a su equipo explorando el potencial de cada uno, haciéndolo más fuerte y unido.
- Empezar con objetivos pequeños
- Es habitual que los líderes piensen que son los únicos plenamente capaces de llevar a cabo una determinada tarea. Esto conduce a un cuello de botella, que es uno de los principales errores de los líderes novatos. Así que, por mucho que pretendas hacerlo todo tú solo, ten en cuenta que esto es imposible.
- Así pues, el primer paso para dividir y descentralizar las tareas es empezar poco a poco. Al fin y al cabo, es mejor empezar poco a poco que no empezar, ¿no? Así que empiece delegando pequeñas tareas de bajo riesgo. Siga trabajando y analizando los resultados para llegar pronto a exigencias mayores. Con el tiempo, el acto de dividir las demandas se convertirá en algo natural y pasará a formar parte de la rutina de la empresa.
- Fijar plazos
- Al delegar tareas, otro punto importante es: fijar plazos. Determine siempre con el equipo el tiempo que se necesitará para llevar a cabo cada actividad y asegúrese de tener en cuenta otros puntos, como las actividades diarias del equipo y otros posibles encargos que puedan surgir.
- Sabiendo cuándo presentar cada cosa, las personas se organizan mejor para hacer una buena entrega y también se evita el estrés innecesario. Además, es posible tener una idea de la evolución de cada actividad, siguiendo los pasos, y el gestor puede hacer un seguimiento más asertivo, teniendo una idea real de la marcha del proyecto.
- Dar instrucciones claras
- Alinear las expectativas es esencial en diferentes momentos, no sólo profesionalmente, sino también personalmente. Y delegar actividades adecuadamente es uno de los puntos más importantes.
- Si no tienes claro lo que pides o lo que compartes, no puedes exigir que los resultados cumplan tus expectativas. Por lo tanto, es importante ofrecer instrucciones claras para que su equipo lleve a cabo cada actividad y asegurarse de que sus expectativas son claras, no solo en relación con el resultado final, sino también en cuanto a plazos, ejecución, presentación, etc.
- Seguimiento de la ejecución
- Es totalmente desagradable terminar una tarea que no se ajusta a lo solicitado. El liderazgo no consiste sólo en delegar, sino también en supervisar el desarrollo de los implicados, principalmente para que el trabajo no se les vaya de las manos.
- Aquí, el feedback constante puede ayudar mucho, después de todo, no hace que los implicados terminen el trabajo por debajo de las expectativas. No olvides que todos quieren que la tarea tenga éxito, de lo contrario todos salen perjudicados.
- Apoyar a las personas
- Comprueba si las personas disponen de las condiciones necesarias para realizar la tarea, estas condiciones pueden ser: despejar una duda o incluso disponer de mejor equipamiento.
- De acuerdo, no siempre es posible ofrecer un entorno 100% perfecto, pero siempre es ideal buscar soluciones a los problemas. Así, el equipo realizará el trabajo con mayor rapidez y precisión.
- Dar las gracias
- Cuando alguien complete una tarea o un proyecto que hayas delegado, muéstrale un aprecio genuino y señala las cosas específicas que hizo bien o mal. Cuando tomes nota de estos detalles, estarás dando a la gente una hoja de ruta sobre lo que deben seguir haciendo para tener éxito.
- Este es el paso más sencillo, pero uno de los más difíciles de aprender para muchas personas. Esto inspirará lealtad, proporcionará satisfacción real por el trabajo realizado y se convertirá en la base de la tutoría y las evaluaciones de rendimiento.
Seguimiento de una tarea delegada
- Establezca expectativas claras: Comunique claramente sus expectativas sobre el alcance de la tarea, el plazo y los resultados deseados. Asegúrate de que la persona responsable entiende los objetivos y requisitos antes de que empiece a trabajar en la tarea.
- Establezca hitos y puntos de control: Divida la tarea en hitos o etapas manejables. Establece puntos de control periódicos o revisiones del progreso para evaluar el estado de la tarea y proporcionar la orientación o los comentarios necesarios a lo largo del proceso.
- Mantener una comunicación abierta: Establezca una línea de comunicación abierta con la persona responsable de la tarea. Anímele a compartir información actualizada, hacer preguntas y pedir aclaraciones cuando sea necesario. Muéstrese receptivo y disponible para abordar cualquier preocupación o problema que pueda surgir.
- Utilice herramientas de gestión de tareas: Aprovecha las herramientas de gestión de tareas o el software de gestión de proyectos para seguir el progreso de las tareas delegadas. Estas herramientas permiten ver el estado de las tareas, los plazos y las dependencias, lo que facilita el seguimiento y la gestión simultánea de varias tareas.
- Proporcionar apoyo y recursos: Asegúrese de que la persona responsable de la tarea tiene acceso a los recursos, la información y el apoyo necesarios para llevarla a cabo con éxito. Ofrezca orientación, formación o asistencia adicional siempre que sea necesario.
- Ofrezca retroalimentación y reconocimiento: Proporcione comentarios constructivos y reconozca los esfuerzos y logros de la persona responsable. Reconozca sus contribuciones y elógielos cuando alcancen hitos o completen con éxito la tarea. Esto ayuda a motivarles y a mantener su entusiasmo durante todo el proceso.
Errores que hay que evitar al delegar tareas
- Microgestión: Evite la tentación de microgestionar todos los aspectos de la tarea delegada. Confía en las capacidades y el criterio de la persona a la que has asignado la tarea. En lugar de eso, céntrate en ofrecer orientación y apoyo cuando sea necesario.
- Falta de claridad: Sea claro y específico a la hora de delegar tareas. Las instrucciones vagas o las expectativas poco claras pueden generar confusión y retrasos. Tómate tu tiempo para articular tus requisitos y responder a cualquier pregunta que pueda tener la persona.
- No delegar adecuadamente: Delegue tareas en función de las habilidades, los puntos fuertes y la capacidad de carga de trabajo de cada persona. Asignar tareas que superan las capacidades de una persona o abrumarla con demasiadas responsabilidades puede provocar frustración y resultados mediocres.
- Ignorar la comunicación: La comunicación eficaz es vital en todo el proceso de delegación. Evite descuidar o retrasar la comunicación con la persona responsable de la tarea. Atienda con prontitud cualquier inquietud o problema que surja y proporcione retroalimentación y orientación oportunas.
Falta de seguimiento: Realiza un seguimiento regular del progreso de la tarea delegada para asegurarte de que sigue por buen camino. La falta de seguimiento de la tarea puede dar lugar a plazos incumplidos, errores o trabajo incompleto. Manténgase involucrado y proporcione apoyo siempre que sea necesario.
6 Ventajas de delegar tareas
Los beneficios de realizar una buena delegación de tareas son innumerables, a continuación enumeramos algunos de ellos:
- Prepara al equipo para mayores responsabilidades: los empleados se sienten más capacitados y seguros de sí mismos porque cuantos más retos resuelven, mejores son;
- Permite identificar a los mejores líderes de la empresa: aquí podrá identificar aún mejor el perfil de cada empleado, cuáles son más analíticos, o más creativos, o ágiles, que podrán recibir una promoción;
- Mejora las habilidades de equipo: aquí tenemos la oportunidad de evolucionar en aspectos que no se estaban evaluando, por ejemplo, la gestión del tiempo, la priorización de tareas o la creación de informes;
- Mejora el espíritu de equipo: Si decide delegar una determinada función estratégica en todo el equipo, también puede contribuir a aumentar la sinergia entre los miembros y, por tanto, a mejorar el espíritu de equipo y reforzar la cultura corporativa, ya que sus empleados estarán encantados de demostrar que merecen la confianza de sus líderes cuando se ocupen de tareas que requieran más confianza y sean más complejas;
- Aumenta la productividad del liderazgo: habrá más tiempo libre para el líder, y éste también ganará profesionales que ahora son capaces de ayudar a proponer nuevas ideas, ya que ahora tienen más experiencia;
- Mejora la toma de decisiones por parte del empleado: Con el empleado más seguro en sus actividades, ahora tiene mayores conocimientos y tendrá más base para tomar decisiones más acertadas, con mayor experiencia tanto en sus aciertos como en los errores cometidos a lo largo del trayecto.
Cierre
Delegar tareas en el trabajo es una habilidad crucial para cualquier jefe de equipo o gestor. Al permitir que los miembros del equipo asuman responsabilidades y tomen decisiones, los líderes pueden aumentar la eficacia, fomentar el aprendizaje y el desarrollo de los miembros del equipo y liberar tiempo para centrarse en otras tareas importantes. Además, delegar tareas también puede mejorar la confianza y la relación entre el líder y el equipo.
Sin embargo, es importante recordar que delegar tareas no significa renunciar a la responsabilidad y el control. Los líderes deben mantener una comunicación clara y constante con su equipo, fijando expectativas claras, ofreciendo comentarios constructivos y supervisando los progresos.
Delegar tareas también puede ser una oportunidad para identificar y desarrollar las habilidades de los miembros del equipo, permitiéndoles asumir más responsabilidades y crecer en sus carreras.
En resumen, la delegación eficaz de tareas en el trabajo es esencial para el éxito de cualquier equipo u organización. Con práctica y un esfuerzo consciente, los líderes pueden aprender a delegar tareas de forma eficaz y constructiva, lo que permitirá a su equipo crecer y alcanzar sus objetivos con mayor eficacia.
FAQs
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Otras referencias:
https://www.meistertask.com/blog/delegate-tasks-effectively/
https://www.mindtools.com/aru27rv/successful-delegation
Gracias y hasta la vista.