7 Consigli per delegare i compiti al lavoro

Se avete appena iniziato a ricoprire una posizione di leadership, sappiate che delegare fa parte della routine di un leader, approfondite l’importanza di questa procedura e scoprite quanto potete contribuire alla vostra crescita e a quella del vostro team.

Quando si è all’inizio, è normale avere paura di trasferire un compito che si è padroneggiato a qualcun altro, perché era il più bravo o lo faceva più velocemente, ma come leader si deve cercare il modo di raggiungere gli equilibri.

fonte: pixabay

Qual è l’importanza della delega?

Delegare i compiti significa permettere al collaboratore di risolvere una richiesta nel miglior modo possibile, dandogli l’opportunità di decidere, sviluppare e crescere nel suo team. Questo atto è importante perché i dipendenti si sentano valorizzati, oltre a dare priorità alle azioni strategiche per lo sviluppo dell’azienda. Quindi, la buona performance del team è associata alla divisione delle funzioni da parte del leader.

L’atto di dividere le responsabilità ha molti altri aspetti positivi all’interno di un’azienda. Ad esempio, i dipendenti hanno la possibilità di sviluppare nuove competenze e di crescere all’interno dell’azienda. Questo atto è quindi importante per migliorare il clima interno dell’azienda.

Non è sempre facile decidere quale dipendente dovrà svolgere ciascun ruolo. Tuttavia, un buon leader è in grado di individuare la persona migliore. Inoltre, l’atto di delegare è un’abilità che può essere costruita nel tempo.

Perché alcune persone faticano a delegare i compiti

Delegare i compiti può essere una prospettiva scoraggiante per vari motivi. Ecco otto fattori comuni che possono contribuire alla difficoltà:

1. Mancanza di fiducia: Alcuni individui hanno difficoltà a fidarsi degli altri per portare a termine i compiti secondo i loro standard, temendo che il lavoro non venga svolto correttamente.
2. Perfezionismo: I perfezionisti tendono a credere di poter gestire meglio i compiti da soli e possono esitare a delegare per paura di perdere il controllo.
3. Tendenza al micromanagement: I micromanager spesso sentono il bisogno di supervisionare ogni aspetto di un progetto, il che rende difficile per loro delegare i compiti in modo efficace.
4. Paura di essere visti come incompetenti: Le persone possono esitare a delegare i compiti perché temono che ciò possa essere percepito come una mancanza di capacità o di conoscenze da parte loro.
5. Investimento di tempo: La delega dei compiti richiede un investimento iniziale di tempo per spiegare le istruzioni e fornire le indicazioni necessarie, che alcuni individui possono percepire come un ostacolo.
6. Risorse limitate: La mancanza di risorse o di un team capace può rendere difficile trovare persone adatte a cui delegare i compiti.
7. Desiderio di riconoscimento personale: Alcune persone possono essere riluttanti a delegare i compiti perché vogliono essere riconosciute e premiate personalmente per il loro lavoro.

Mancanza di capacità di delega: Una formazione o un’esperienza inadeguata nelle tecniche di delega possono far sembrare il processo opprimente e inefficace.

7 Consigli per delegare il lavoro

Di seguito sono elencati i consigli più importanti per delegare il lavoro al proprio team:

1. Conoscere il proprio team
   • Un leader che non conosce la sua squadra non può essere considerato un buon leader. La leadership è sapere di cosa è capace il vostro team, cioè conoscere i punti di forza e di debolezza di ciascuno, e questo fa la differenza. Tenete presente che ogni membro ha le sue qualifiche, dalle competenze tecniche all’impegno e alla responsabilità.
   • Non pretendete più di quanto possano dare, ma non sottovalutateli nemmeno, comunicate bene per ottenere il massimo risultato. Ricordate: un buon leader non si limita a delegare i compiti, ma aiuta il suo team esplorando il potenziale di ciascuno, rendendolo più forte e unito.
2. Iniziare con piccoli obiettivi
   • È comune che i leader pensino di essere gli unici pienamente in grado di svolgere un determinato compito. Questo porta a un collo di bottiglia, che è uno dei principali errori dei leader alle prime armi. Quindi, per quanto vogliate fare tutto da soli, tenete presente che è impossibile.
   • Quindi, il primo passo per dividere e decentralizzare i compiti è iniziare a poco a poco. Dopo tutto, è meglio iniziare lentamente che non iniziare affatto, no? Iniziate quindi a delegare compiti piccoli e a basso rischio. Continuate a lavorare e ad analizzare i risultati per arrivare presto a richieste maggiori. Con il tempo, l’atto di dividere le richieste diventerà naturale e farà parte della routine aziendale.
3. Stabilire le scadenze
   • Quando si delegano dei compiti, un altro punto importante è: stabilire delle scadenze. Stabilite sempre con il team il tempo necessario per svolgere ogni attività e assicuratevi di tenere conto di altri aspetti, come le attività quotidiane del team e altri possibili incarichi che potrebbero sorgere.
   • Sapendo quando presentare ogni cosa, le persone sono in grado di organizzarsi meglio per fare una buona consegna e si evitano anche inutili stress. Inoltre, è possibile avere un’idea dell’evoluzione di ogni attività, seguendone le fasi, e il manager può seguirla in modo più assertivo, avendo un’idea reale dell’avanzamento del progetto.
4. Dare istruzioni chiare
   • L’allineamento delle aspettative è essenziale in diversi momenti, non solo a livello professionale, ma anche personale. E delegare correttamente le attività è uno dei punti più importanti.
   • Se non siete chiari su ciò che chiedete o su ciò che condividete, non potete pretendere che i risultati soddisfino le vostre aspettative. Pertanto, è importante offrire istruzioni chiare al vostro team per lo svolgimento di ogni attività e assicurarsi che le vostre aspettative siano chiare, non solo in relazione al risultato finale, ma anche in termini di scadenze, esecuzione, presentazione, ecc.
5. Seguire l’esecuzione
   • È assolutamente spiacevole portare a termine un compito che non è conforme a quanto richiesto. La leadership non consiste solo nel delegare, ma anche nel monitorare lo sviluppo delle persone coinvolte, soprattutto per evitare che il lavoro sfugga di mano.
   • In questo caso, un feedback costante può essere di grande aiuto, in quanto non fa sì che le persone coinvolte portino a termine il lavoro al di sotto delle aspettative. Non dimenticate che tutti vogliono che il compito sia portato a termine con successo, altrimenti ne risentono tutti.
6. Sostenere le persone
   • Verificare se le persone hanno le condizioni necessarie per svolgere il compito, che possono essere: chiarire un dubbio o anche avere un’attrezzatura migliore.
   • D’accordo, non è sempre possibile fornire un ambiente perfetto al 100%, ma è sempre ideale cercare soluzioni ai problemi. In questo modo, il team svolgerà il lavoro in modo più rapido e accurato.
7. Ringraziare 
   • Quando qualcuno porta a termine un compito o un progetto che avete delegato, mostrate un apprezzamento genuino e sottolineate le cose specifiche che hanno fatto bene o male. Quando prendete nota di questi aspetti specifici, date alle persone una tabella di marcia per ciò che devono continuare a fare per avere successo.
   • Questo è il passo più semplice, ma uno dei più difficili da imparare per molte persone. Questo ispirerà la lealtà, fornirà una reale soddisfazione per il lavoro svolto e diventerà la base per il mentoring e le valutazioni delle prestazioni.

Tracciamento di un’attività delegata

1. Stabilire aspettative chiare: Comunicate chiaramente le vostre aspettative riguardo all’ambito del compito, alla scadenza e ai risultati desiderati. Assicurarsi che la persona responsabile comprenda gli obiettivi e i requisiti prima di iniziare a lavorare sul compito.
2. Stabilire tappe e punti di controllo: Suddividete il compito in tappe o fasi gestibili. Stabilite punti di controllo regolari o revisioni dei progressi per valutare lo stato del compito e fornire le indicazioni o i feedback necessari lungo il percorso.
3. Mantenere una comunicazione aperta: Stabilite una linea di comunicazione aperta con la persona responsabile del compito. Incoraggiatela a condividere gli aggiornamenti, a porre domande e a chiedere chiarimenti, se necessario. Siate reattivi e disponibili ad affrontare qualsiasi dubbio o problema che possa sorgere.
4. Utilizzare gli strumenti di gestione dei compiti: Utilizzate strumenti di gestione delle attività o software di gestione dei progetti per monitorare l’avanzamento delle attività delegate. Questi strumenti forniscono visibilità sullo stato delle attività, sulle scadenze e sulle dipendenze, facilitando il monitoraggio e la gestione di più attività contemporaneamente.
5. Fornire supporto e risorse: Assicurarsi che la persona responsabile del compito abbia accesso alle risorse, alle informazioni e al supporto necessari per portare a termine il compito con successo. Offrire indicazioni, formazione o assistenza supplementare ogni volta che è necessario.
6. Offrire feedback e riconoscimenti: Fornite un feedback costruttivo e riconoscete gli sforzi e i risultati della persona responsabile. Riconoscete i loro contributi e offrite elogi quando raggiungono le pietre miliari o portano a termine con successo il compito. Questo aiuta a motivare e a mantenere l’entusiasmo durante tutto il processo.

Trappole da evitare quando si delegano compiti

1. Micromanagement: Evitate la tentazione di gestire ogni aspetto della mansione delegata. Fidatevi delle capacità e del giudizio della persona a cui avete assegnato il compito. Concentratevi invece sul fornire indicazioni e supporto, se necessario.
2. Mancanza di chiarezza: Siate chiari e specifici quando delegate i compiti. Istruzioni vaghe o aspettative poco chiare possono generare confusione e ritardi. Prendetevi il tempo necessario per articolare i vostri requisiti e rispondere a qualsiasi domanda che la persona possa avere.
3. Mancata delega appropriata: Delegare i compiti in base alle competenze, ai punti di forza e alla capacità di carico di lavoro delle persone. Assegnare compiti che vanno oltre le capacità di una persona o sovraccaricarla di troppe responsabilità può portare a frustrazione e a risultati inferiori alle aspettative.
4. Ignorare la comunicazione: Una comunicazione efficace è fondamentale in tutto il processo di delega. Evitate di trascurare o ritardare la comunicazione con la persona responsabile del compito. Rispondete tempestivamente a qualsiasi dubbio o problema che si presenti e fornite tempestivamente feedback e indicazioni.

Mancanza di follow-up: Seguire regolarmente i progressi dell’attività delegata per assicurarsi che rimanga in linea con i tempi. Il mancato monitoraggio del compito può comportare scadenze non rispettate, errori o lavoro incompleto. Rimanete coinvolti e fornite supporto ogni volta che è necessario.

6 Vantaggi della delega dei compiti

I vantaggi di una buona delega di compiti sono innumerevoli; di seguito ne elenchiamo alcuni:

• Prepara il team a maggiori responsabilità: i dipendenti si sentono più responsabilizzati e sicuri di sé perché più sfide risolvono, più sono bravi;
• Permette di individuare i migliori leader dell’azienda: qui sarà possibile identificare ancora meglio il profilo di ogni dipendente, quali sono i più analitici, o più creativi, o agili, che potranno ricevere una promozione;
• Migliora le competenze del team: qui abbiamo la possibilità di evolvere in aspetti che non erano stati valutati, ad esempio la gestione del tempo, la definizione delle priorità dei compiti, la creazione di rapporti;
• Migliora lo spirito di squadra: Se decidete di delegare una certa funzione strategica a tutto il team, questo può anche contribuire ad aumentare la sinergia tra i membri e quindi a migliorare lo spirito di squadra e a rafforzare la cultura aziendale, in quanto i vostri dipendenti saranno felici di dimostrare di meritare la fiducia dei loro leader quando si occupano di compiti che richiedono maggiore fiducia e sono più complessi;
• Aumenta la produttività della leadership: il leader avrà più tempo libero e potrà contare su professionisti in grado di proporre nuove idee, grazie alla loro maggiore esperienza;
• Migliora il processo decisionale del dipendente: Con il dipendente più sicuro delle proprie attività, ora ha maggiori conoscenze e avrà più basi per prendere decisioni più accurate, con una maggiore esperienza sia nei successi che negli errori commessi durante il percorso.

Conclusione

La delega dei compiti sul lavoro è un’abilità cruciale per qualsiasi team leader o manager. Consentendo ai membri del team di assumersi la responsabilità e di prendere decisioni, i leader possono aumentare l’efficienza, promuovere l’apprendimento e lo sviluppo dei membri del team e liberare tempo per concentrarsi su altri compiti importanti. Inoltre, la delega dei compiti può anche migliorare la fiducia e il rapporto tra leader e team.

Tuttavia, è importante ricordare che delegare i compiti non significa rinunciare alla responsabilità e al controllo. I leader devono avere una comunicazione chiara e costante con il proprio team, stabilendo aspettative chiare, fornendo feedback costruttivi e monitorando i progressi.

La delega dei compiti può anche essere un’opportunità per identificare e sviluppare le competenze dei membri del team, consentendo loro di assumere maggiori responsabilità e di crescere nella loro carriera.

In breve, una delega efficace dei compiti sul lavoro è essenziale per il successo di qualsiasi team o organizzazione. Con la pratica e lo sforzo consapevole, i leader possono imparare a delegare i compiti in modo efficiente e costruttivo, consentendo al team di crescere e di raggiungere gli obiettivi in modo più efficiente.

FAQs

Per completare le vostre conoscenze abbiamo una guida completa su come diventare un leader migliore in cui troverete le migliori pratiche per raggiungere il vostro obiettivo.

Sentitevi liberi di lasciare un commento qui sotto, portando suggerimenti per migliorare i contenuti

Altri riferimenti:

https://www.meistertask.com/blog/delegate-tasks-effectively/

https://www.mindtools.com/aru27rv/successful-delegation

Grazie e arrivederci!